Нотация BPMN 2.0: что это такое и с чего начать

Зачем бизнесу визуализировать процессы и какие шаги ждут того, кто решился?

Термин «бизнес-процесс» очень размытый. Например, за процессом «продажи» каждый сотрудник видит уникальный набор шагов и действий. Если бизнес планирует расширяться или переходить к автоматизации, это становится проблемой.

BPMN 2.0 помогает бизнесу и людям договориться и описать процессы так, чтобы они были однозначными для каждого. Но подступиться к нотации непросто, и мы попросили управляющего партнера Бюро проектного менеджмента Алексея Громыко подробнее рассказать о работе с BPMN 2.0 и ее пользе для компании.

С нотацией BPMN 2.0 Алексей работает уже 10 лет. «Визуализация процесса с помощью нотации — обязательный шаг, который использую во всех проектах. Это ключевой момент и ценность, которую я создаю как консультант», — объясняет эксперт.

В портфолио Алексея более 50 проектов, где применялась BPMN 2.0. В списке клиентов — Нова пошта, EVA, IDS Borjomi, Юрія-Фарм, Ferrexpo и еще десятки брендов.

Для начала расскажите, почему и когда консультанты начали применять нотацию BPMN?

Исторически первая нотация появилась еще 100 лет назад. Это была обыкновенная блок-схема. В 70-х стало понятно, что этого мало: схемы не позволяли строить иерархию процесса (когда есть большой процесс, мы не можем «провалиться» на нижние уровни и уточнить его подпроцессы). Кроме того, блок-схема не предполагала работу с событиями. Она не показывала, что может, например, поступить запрос от клиента или в какой-то момент понадобится дополнительная информация. Так появилась потребность развить концепцию блок-схемы и появились нотации. А в 2003 году сообщество ведущих консультантов мира объединилось, чтобы разработать один язык визуализации бизнес-процессов.

Это не случайно произошло в 2003-м, именно тогда автоматизация начала набирать сумасшедшие темпы, и стало видно, что бизнесу и IT пора выработать понятную систему обозначений. Так в 2004 году появилась нотация BPMN 1.0, а в 2009 году — драфтовая версия 2.0, которую окончательно утвердили в 2011 году.

То есть невозможно, чтобы произошел сбой из-за того, что каждый участник думал, что работу должен выполнить кто-то другой.

Чем вторая версия нотации отличается от предыдущей?

Приставка 2.0 подчеркивает, что это уже зрелая нотация, которую не вчера придумали. Она прошла проверку временем. Но, конечно, это не единственное изменение. Вместе с нотацией BPMN 2.0 появилось понятие «исполняемый бизнес-процесс». То есть, если мы смоделировали бизнес-процесс в нотации BPMN 2.0, это означает, что его однозначно можно автоматизировать в том виде, в котором он смоделирован. Для IT-специалистов это большая разница.

К тому же это — первая нотация, где явно зафиксировали ответственность исполнителей. Вся логика модели построена на том, чтобы определить, кто отвечает за выполнение каждого шага. То есть невозможно, чтобы произошел сбой из-за того, что каждый участник думал, что работу должен выполнить кто-то другой.

Правильно ли я понимаю, что процесс, описанный с помощью нотации BPMN 2.0, могут однозначно прочитать специалисты во всем мире?

С одной стороны, все элементы нотации описаны однозначно. Но кроме правил, есть еще понятие «стиль моделирования». Стиль — это то, что позволяет сделать модель однозначно читаемой внутри компании. Эти два аспекта мы всегда детально разбираем на тренингах.

Когда компаниям нужно начинать моделировать процессы? — Каждый раз, когда ее сотрудники хотят что-то сделать с бизнес-процессами.

Стили моделирования для разных компаний отличаются?

С помощью нотации BPMN 2.0 одну и ту же ситуацию можно смоделировать по-разному. Поэтому мы рекомендуем каждой организации разрабатывать внутри соглашение о моделировании — Modeling Agreement. Это стандартная практика. Соглашение о стиле дополняет стандартные правила. Если привести аналогию, это как общие правила русского языка и редакционная политика конкретного журнала.

Когда компаниям нужно начинать моделировать процессы?

Каждый раз, когда ее сотрудники хотят что-то сделать с бизнес-процессами. Например:

  • сделать их понятными для всей команды,
  • создать регламент работы,
  • закрепить области ответственности,
  • подготовить процесс к автоматизации,
  • настроить систему риск-менеджмента и комплаенса (соответствия внутренним или внешним требованиям и нормам),
  • быстро ввести в должность новых сотрудников,
  • оптимизировать процессы.

Первый шаг для каждой из этих задач — построить модель процесса.

С чего специалисту начинать знакомство с нотацией?

Коварство нотации в том, что многие элементы кажутся интуитивно понятными. И если начать их использовать, не проконсультировавшись или не уточнив правило, это может привести к ошибкам. Это как с иностранным языком. Человеку может казаться, что он понимает, как использовать какое-то слово, а на самом деле он делает это безграмотно.

Если говорить о книгах, которые стоит прочесть, — их немного, и большинство англоязычные. Я рекомендую «BPMN Method and Style» Брюса Сильвера. Тем более, что он — идейный вдохновитель термина «стиль моделирования» и его книга важна для понимания этой концепции. Из русскоязычных можно обратить внимание на «Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0» Игоря Федорова.

Минимальный набор символов, единый для всех стран и языков, позволяет людям разных специализаций однозначно интерпретировать, что происходит в процессе.

Зачем нужна нотация, если можно описать процесс текстом?

Визуализация процесса избавит вас от необходимости писать: «А сейчас N должен выполнить эту работу и передать ее результат M», мы просто ставим прямоугольник и пишем, какую работу должен выполнить сотрудник, затем стрелкой показываем, что происходит дальше. Мы не пишем «к нам обратился клиент», а ставим событие «обращение клиента». И все понимают, что это значит. Минимальный набор символов, единый для всех стран и языков, позволяет людям разных специализаций однозначно интерпретировать, что происходит в процессе.

Если человек выбрал тренинг «Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0 », какие основные навыки он вынесет после обучения?

Прежде всего поймет, как строить модель процесса: с чего начинать и как использовать базовые элементы. Поговорим про стили моделирования и что это такое: почему мало использовать элементы, а важно построить модель, которая будет однозначной для всех. Как распределять ответственность между участниками процесса. Как увидеть иерархию конкретного процесса: его структуру (подпроцессы) в трехмерном варианте, так и в целом взаимосвязь процессов в компании. Ну и конечно, при моделировании процесса становятся видны узкие места процесса и возможности для его оптимизации.

С чего специалисту начинать работу с нотацией после тренинга?

Первое, что должен сделать участник после тренинга — выбрать один процесс, построить его модель и договориться со всеми участниками, что он будет описан именно так.

Процесс, с которого стоит начать, зависит от цели:

  • сделать прозрачной свою деятельность,
  • улучшить конкретные показатели или клиентский опыт,
  • внедрить ERP/CRM/…
  • или облегчить процесс адаптации сотрудников.

Но тут важно помнить: нотация — это просто инструмент. Одно описание процессов лишено смысла, если вы не понимаете, что конкретно с ними стоит делать и для чего. То есть, прежде всего стоит разобраться с целями, а потом строить модель с помощью нотации. С определением целей поможет наш другой тренинг — «Управление бизнес-процессами».

Чувствительность к переменам появляется не благодаря самой нотации, а потому, что люди начинают лучше понимать, как устроен процесс. Так нотация помогает бизнесу стать более гибким.

Специалисты говорят, что нотация помогает бизнесу стать более восприимчивым к переменам. Как это работает?

Чувствительность к переменам появляется не благодаря самой нотации, а потому, что люди начинают лучше понимать, как устроен процесс. Так нотация помогает бизнесу стать более гибким. Невозможно быстрее вносить корректировки, когда не понимаешь, как устроен процесс. То есть нотация помогает и найти проблемы в процессах, и посмотреть на процесс извне.

На тренинге мы объясняем, что правильно моделировать процесс с перспективы outside in: то есть смотреть на него с перспективы клиента. И напоминаем, что не стоит фрагментировать процессы. Правильная модель помогает связать все отделы компании в одну цепочку создания ценности.

Как можно подготовиться к тренингу, чтобы он прошел максимально полезно?

Ключевой вопрос, который надо себе задать: что меня не устраивает в процессах, которые существуют в моей компании? Если есть хоть какая-то неудовлетворенность — уже можно идти на тренинг. Он позволит это чувство сделать явным и осознать, что идет не так.

Кроме этого, важно понимать, зачем мы строим модель процесса: это помогает выбрать правильную перспективу и уровень детализации.

На тренинге мы объясняем, что правильно моделировать процесс с перспективы outside in: то есть смотреть на него с перспективы клиента. Правильная модель помогает связать все отделы компании в одну цепочку создания ценности.

На тренинге студенты будут работать с реальными процессами в своих компаниях. Потому желательно выбирать процессы, в которых вы хорошо разбираетесь, или расспросить коллег. Но даже если информации недостаточно — не проблема. Нотация как раз и помогает понять, что вам не хватает какой-то информации. И это невозможно выявить, если не построить модель.