Навіщо бізнесу візуалізувати процеси і які кроки чекають того, хто наважився?
Термін «бізнес-процес» дуже розмитий. Наприклад, за процесом «продажі» кожен співробітник бачить унікальний набір кроків і дій. Якщо бізнес планує розширюватися або переходити до автоматизації, це стає проблемою.
BPMN 2.0 допомагає бізнесу і людям домовитися і описати процеси так, щоб вони були однозначними для кожного. Але підступитися до нотації непросто, і ми попросили керуючого партнера Бюро проектного менеджменту Олексія Громико докладніше розповісти про роботу з BPMN 2.0 і її користь для компанії.
З нотацією BPMN 2.0 Олексій працює вже 10 років. «Візуалізація процесу за допомогою нотації – обов’язковий крок, який використовую у всіх проєктах. Це ключовий момент і цінність, яку я створюю як консультант », – пояснює експерт.
У портфоліо Олексія більше 50 проєктів, де застосовувалася BPMN 2.0. У списку клієнтів – Нова пошта, EVA, IDS Borjomi, Юрія-Фарм, Ferrexpo і ще десятки брендів.
Для початку розкажіть, чому і коли консультанти почали застосовувати нотацію BPMN?
Історично перша нотація з’явилася ще 100 років тому. Це була звичайна блок-схема. У 70-х стало зрозуміло, що цього мало: схеми не дозволяли будувати ієрархію процесу (коли є великий процес, ми не можемо «провалитися» на нижні рівні і уточнити його підпроцеси). Крім того, блок-схема не передбачала роботу з подіями. Вона не показувала, що може, наприклад, надійти запит від клієнта або в якийсь момент знадобиться додаткова інформація. Так з’явилася потреба розвинути концепцію блок-схеми і з’явилися нотації. А в 2003 році спільнота провідних консультантів світу об’єдналася, щоб розробити одну мову візуалізації бізнес-процесів.
Це не випадково відбулося в 2003-му, саме тоді автоматизація почала набирати божевільні темпи, і стало видно, що бізнесу і IT пора виробити зрозумілу систему позначень. Так в 2004 році з’явилася нотація BPMN 1.0, а в 2009 році – драфтова версія 2.0, яку остаточно затвердили в 2011 році.
Тобто неможливо, щоб стався збій через те, що кожен учасник думав, що роботу повинен виконати хтось інший.
Чим друга версія нотації відрізняється від попередньої?
Приставка 2.0 підкреслює, що це вже зріла нотація, яку не вчора придумали. Вона пройшла перевірку часом. Але, звичайно, це не єдина зміна. Разом з нотацією BPMN 2.0 з’явилося поняття «виконуваний бізнес-процес». Тобто, якщо ми змоделювали бізнес-процес в нотації BPMN 2.0, це означає, що його однозначно можна автоматизувати в тому вигляді, в якому він змодельований. Для IT-фахівців це велика різниця.
До того ж це – перша нотація, де явно зафіксували відповідальність виконавців. Вся логіка моделі побудована на тому, щоб визначити, хто відповідає за виконання кожного кроку. Тобто неможливо, щоб стався збій через те, що кожен учасник думав, що роботу повинен виконати хтось інший.
Чи правильно я розумію, що процес, описаний за допомогою нотації BPMN 2.0, можуть однозначно прочитати фахівці в усьому світі?
З одного боку, всі елементи нотації описані однозначно. Але крім правил, є ще поняття «стиль моделювання». Стиль – це те, що дозволяє зробити модель однозначно читабельною всередині компанії. Ці два аспекти ми завжди детально розбираємо на тренінгах.
Коли компаніям потрібно починати моделювати процеси? – Кожен раз, коли її співробітники хочуть щось зробити з бізнес-процесами.
Стилі моделювання для різних компаній відрізняються?
За допомогою нотації BPMN 2.0 одну і ту ж ситуацію можна змоделювати по-різному. Тому ми рекомендуємо кожній організації розробляти всередині угоду про моделювання – Modeling Agreement. Це стандартна практика. Угода про стиль доповнює стандартні правила. Якщо провести аналогію, це як загальні правила української мови і редакційна політика конкретного журналу.
Коли компаніям потрібно починати моделювати процеси?
Кожен раз, коли її співробітники хочуть щось зробити з бізнес-процесами. Наприклад:
Перший крок для кожного з цих завдань – побудувати модель процесу.
З чого спеціалісту починати знайомство з нотацією?
Підступність нотації в тому, що багато елементів здаються інтуїтивно зрозумілими. І якщо почати їх використовувати, не проконсультувавшись або не уточнивши правило, це може привести до помилок. Це як з іноземною мовою. Людині може здаватися, що вона розуміє, як використовувати якесь слово, а насправді вона робить це безграмотно.
Мінімальний набір символів, єдиний для всіх країн і мов, дозволяє людям різних спеціалізацій однозначно інтерпретувати, що відбувається в процесі.
Навіщо потрібна нотація, якщо можна описати процес текстом?
Візуалізація процесу звільнить вас від необхідності писати: «А зараз N повинен виконати цю роботу і передати її результат M», ми просто ставимо прямокутник і пишемо, яку роботу повинен виконати співробітник, потім стрілкою показуємо, що відбувається далі. Ми не пишемо «до нас звернувся клієнт», а ставимо подію «звернення клієнта». І всі розуміють, що це означає. Мінімальний набір символів, єдиний для всіх країн і мов, дозволяє людям різних спеціалізацій однозначно інтерпретувати, що відбувається в процесі.
Якщо людина обрала тренінг «Моделювання бізнес-процесів в нотації BPMN 2.0», які основні навички вона винесе після навчання?
Перш за все зрозуміє, як будувати модель процесу: з чого починати і як використовувати базові елементи. Поговоримо про стилі моделювання і що це таке: чому мало використовувати елементи, а важливо побудувати модель, яка буде однозначною для всіх. Як розподіляти відповідальність між учасниками процесу. Як побачити ієрархію конкретного процесу: його структуру (підпроцеси) в тривимірному варіанті, так і в цілому взаємозв’язок процесів в компанії. Ну і звичайно, при моделюванні процесу стає видно вузькі місця процесу і можливості для його оптимізації.
З чого спеціалісту починати роботу з нотацією після тренінгу?
Перше, що повинен зробити учасник після тренінгу – обрати один процес, побудувати його модель і домовитися з усіма учасниками, що він буде описаний саме так.
Процес, з якого варто почати, залежить від мети:
Але тут важливо пам’ятати: нотація – це просто інструмент. Один опис процесів позбавлений сенсу, якщо ви не розумієте, що конкретно з ними варто робити і для чого. Тобто, перш за все варто розібратися з цілями, а потім будувати модель за допомогою нотації. З визначенням цілей допоможе наш інший тренінг – «Управління бізнес-процесами».
Чутливість до змін з’являється не завдяки самій нотації, а тому, що люди починають краще розуміти, як влаштований процес. Так нотація допомагає бізнесу стати більш гнучким.
Спеціалісти говорять, що нотація допомагає бізнесу стати більш чутливим до змін. Як це працює?
Чутливість до змін з’являється не завдяки самій нотації, а тому, що люди починають краще розуміти, як влаштований процес. Так нотація допомагає бізнесу стати більш гнучким. Неможливо швидше вносити коригування, коли не розумієш, як влаштований процес. Так нотація допомагає і знайти проблеми в процесах, і подивитися на процес ззовні.
На тренінгу ми пояснюємо, що правильно моделювати процес з перспективи outside in: тобто дивитися на нього з перспективи клієнта. І нагадуємо, що не варто фрагментувати процеси. Правильна модель допомагає зв’язати всі відділи компанії в один ланцюжок створення цінності.
Як можна підготуватися до тренінгу, щоб він пройшов максимально корисно?
Ключове питання, яке треба собі поставити: що мене не влаштовує в процесах, які існують в моїй компанії? Якщо є хоч якась незадоволеність – вже можна йти на тренінг. Він дозволить це почуття зробити явним і усвідомити, що йде не так.
Крім цього, важливо розуміти, навіщо ми будуємо модель процесу: це допомагає обрати правильну перспективу і рівень деталізації.
На тренінгу ми пояснюємо, що правильно моделювати процес з перспективи outside in: тобто дивитися на нього з перспективи клієнта. Правильна модель допомагає зв’язати всі відділи компанії в один ланцюжок створення цінності.
На тренінгу студенти працюватимуть з реальними процесами в своїх компаніях. Тому бажано обирати процеси, в яких ви добре розбираєтеся, або розпитати колег. Але навіть якщо інформації недостатньо – не проблема. Нотація якраз і допомагає зрозуміти, що вам не вистачає якоїсь інформації. І це неможливо виявити, якщо не побудувати модель.
У блозі pmb багато цікавого. Вибирайте тег і читайте актуальні матеріали за темою:
Корисні матеріали, анонси подій та тренінгів.
