7 принципов методологии процессного управления APQC

Американский центр качества и производительности (APQC) давно известен своим фреймворком PCF (Process Classification Framework, писали о фрейморках здесь).

Летом 2020 года APQC представил собственную методологию процессного управления.

В основе методологии APQC находится жизненный цикл управления бизнес-процессами из пяти шагов:

1. Идентификация, структурирование и приоритезация бизнес-процессов
2. Моделирование и документирование бизнес-процессов
3. Мониторинг и контроль бизнес-процессов
4. Анализ, улучшение и интеграция бизнес-процессов
5. Управление и поддержка бизнес-процессов

Предложенный цикл отражает не только рекомендованный подход к работе с отдельно взятым бизнес-процессом, но и в целом модель зрелости организации в области процессного управления. Компания начинает с понимания своих бизнес-процессов и достигает зрелости в момент взятия под управление своих ключевых бизнес-процессов.

Данный жизненный цикл базируется на 7 практиках, или основополагающих принципах, которые аналитики APQC выделили из опыта реализации множества проектов:

1. Взаимосвязь со стратегическими целями

Приоритезация бизнес-процессов и инициатив по улучшению бизнес-процессов должны быть связаны со стратегическими целями компании.

2. Формализованы роли и правила процессного управления

При внедрении процессного управления в повседневную практику компании решающую роль в успехе играет определение правил и распределение ответственности и полномочий между:

• топ-менеджментом,
• владельцами процессов,
• процессными аналитиками,
• руководителями,
• рядовыми сотрудниками.

3. Прозрачная модель процессов организации

Отсутствие моделей процессов создает недопонимание между их участниками. Понятная архитектура и дизайн бизнес-процессов позволяет идентифицировать точки боли, провести анализ коренных причин их существования, учесть взаимосвязи при улучшении бизнес-процессов.

4. Системное управление изменениями

Изменение привычного уклада дел будет неизбежно приводить к сопротивлению. Осознанный и системный подход к управлению изменениями позволяет подготовить план мероприятий заранее: вовлекать заинтересованные стороны к процессным инициативам, коммуницировать видение и цели, проводить обучение и готовить сотрудников к работе в новом окружении.

5. Регулярная оценка эффективности бизнес-процессов

Регулярная оценка показателей эффективности бизнес-процессов (PPI) позволяет идентифицировать отклонения и своевременно предпринять корректирующие действия. Анализ PPI помогает оценить эффективность инициатив по улучшению бизнес-процессов.

6. Целенаправленная оптимизация бизнес-процессов 

Чтобы гарантировать, что поддержку и ресурсы получат те инициативы, которые дают наибольший вклад в достижение целей организации, необходимо использовать формализованный подход к улучшению бизнес-процессов. Иначе оптимизация бизнес-процессов приобретает фрагментированный характер и в лучшем случае дает ограниченную отдачу для организации.

7. Технологии как инструмент

Мы живем в эпоху, когда технологии постоянно сменяют друг друга. Именно они обеспечивают стандартизацию и автоматизацию бизнес-процессов. При этом автоматизация – лишь инструмент процессного управления. Она не может заменить само управление. Технологии должны поддерживать изменения в процессе для создания дополнительной ценности или снижения издержек, а не сдерживать изменения в компании.