Впровадження процесного каталогу від QPR ProcessDesigner: досвід «Астарта-Київ»

«У цьому динамічному світі, з його викликами та великою турбулентністю, швидкість та гнучкість у прийнятті рішень є дуже важливою та надає компаніям конкурентні переваги»,

— пояснює керівниця офісу управління проєктами та процесами агропромхолдингу «Астарта-Київ» Кристина Пустовойтова. В одному з найбільших агропромислових холдингів України впевнені: досягти бажаної гнучкості та швидкості неможливо без прозорих і зрозумілих процесів.

Одним із перших кроків на цьому шляху для команди «Астарта-Київ» стала побудова процесного репозиторію на базі QPR ProcessDesigner — нового продукту на українському ринку. Про досвід його впровадження та критерії відбору нам розповіли Кристина Пустовойтова, керівниця офісу управління проєктами та процесами агропромхолдингу «Астарта Київ», та менеджерка з управління бізнес-процесами Ганна Миколаєнко.

— Почнімо спочатку: чому для компанії «Астарта-Київ» важлива робота над процесами?

Кристина Пустовойтова: «Астарта» сьогодні є одним із найбільших вертикально інтегрованих агропромислових холдингів України. Ми — відповідальний бізнес, який постійно розвивається. Тому управління процесами та їх покращення є надзвичайно важливим для нас.

Це дає нам змогу бачити цілісну картину, розуміти, якими процесами ми управляємо, хто саме відповідає за кінцевий результат кожного процесу, і визначати, як ми взаємодіємо (працюємо разом). Управління бізнес-процесами допомагає чітко розподілити ролі та відповідальність у процесах, визначити взаємозвʼязки між ними, ідентифікувати зайві дії, кроки та позбутися їх. Процесне управління — це основа, яка дозволяє більш ефективно управляти бізнесом загалом.

— Хто був ініціатором переходу до процесного управління?

Ганна Миколаєнко: Ініціатором були топменеджмент агропромхолдингу. Дуже важливо, що ініціатива впровадження процесного управління була ініційована й підтримана на найвищому рівні, адже саме це є запорукою успішного впровадження будь-яких змін. У нас чудова команда, ми прагнемо розвивати, оптимізувати наші бізнес-процеси та допомагати команді холдингу досягати кращих результатів.

Кристина: З досвіду «Астарти» та інших компаній можу зазначити, що без підтримки керівництва та їхнього усвідомлення цінності та важливості цих завдань процесне управління неможливо впровадити. У всіх є свої операційні задачі, пріоритети, кожен бізнес-напрям орієнтується насамперед на досягнення стратегічних цілей та фінансових показників. Якщо немає підтримки керівництва, то ініціативи щодо системної роботи з процесами відкладатимуться на другий план, дуже повільно рухатимуться або не рухатимуться взагалі. Ми дуже вдячні, що в нас є підтримка керівництва, ми її відчуваємо, і це допомагає нам рухатися вперед, планувати подальші кроки та втілювати амбітні плани.

— Коли компанія почала працювати з процесами? Якими були ваші перші кроки?

Ганна: Ми розпочали роботу над бізнес-процесами наприкінці 2023 року. Починали з ідентифікації ситуації: з’ясовували, які процеси ми маємо, як вони розподілені, у яких документах описані. Потім проаналізували великий масив внутрішньої документації, встановили взаємозв’язки між процесами, які ми вже ідентифікували, та сформували цільову модель бізнес-процесів агропромхолдингу.

— На якому етапі цей процес зараз?

Кристина: На сьогодні ми розробили та затвердили верхньорівневу модель бізнес-процесів «Астарти», і наразі визначаємо пріоритети подальшого моделювання та опису бізнес-процесів.

Для опису бізнес-процесів ми використовуємо інструмент QPR ProcessDesigner, за допомогою якого наповнюємо репозиторій бізнес-процесів.

— Як виникла потреба в побудові процесного репозиторію? З якою метою ви вирішили його створити?

Ганна: Коли ми проводили аналіз великого масиву внутрішніх нормативних документів, побачили очевидну необхідність в інструменті, який забезпечить структурованість, прозорість та доступність інформації, актуальність та відсутність дублів у процесах та документах. Потрібно було створити єдине інформаційне середовище, яке містить базу бізнес-процесів та їх власників, актуальні регламентуючі документи, і буде доступно всім працівникам компанії.

— Які функції в програмному продукті були для вас важливими?

Ганна: Перш ніж почати пошуки, ми визначили 38 вимог до майбутнього продукту, 19 з яких були обов’язковими. Найбільш важливими для нас функціями були: процесний вебпортал, налаштування та побудова користувацьких звітів для аналітики, налаштування нотації під потреби бізнесу, можливість генерації регламентуючих документів на основі побудованої схеми процесу. На перспективу ми розглядали можливість будувати систему KPI та їх контроль завдяки продукту QPR-Metrics.

— 38 критеріїв — це дуже ґрунтовний підхід, як ви сформулювали цей перелік?

Ганна: Команда процесних менеджерів та керівників склала цей перелік відповідно до свого досвіду, та задач, які перед нами поставило керівництво.

— Чи було на ринку достатньо продуктів, які виконували хоча б обовʼязкові 19 вимог?

Ганна: Ми обирали між європейськими та українськими компаніями-розробниками, що пропонують продукти аналогічного QPR ProcessDesigner класу. Кожен із продуктів тестували протягом двох місяців.

— Розкажіть докладніше, чому ви обрали QPR ProcessDesigner?

Ганна: Ми обрали QPR ProcessDesigner, оскільки продукт мав переваги над конкурентами та відповідав вимогам, які ми сформулювали на початку. Нам сподобався зручний та інтуїтивний інтерфейс, гнучкість налаштувань, підтримка різних стандартів моделювання, зокрема налаштування користувацької нотації, продуктивність та можливість для одночасної роботи великої кількості користувачів. Звичайно, важливою була вартість та наявність офіційного представника в Україні.

Локалізація інтерфейсу українською мовою також була важливим питанням, яке ми підіймали, оскільки «Астарта» веде соціально відповідальний бізнес, неухильно дотримується чинного законодавства та спрямовує зусилля на розвиток нашої країни. Ми спілкуємося українською мовою і прагнемо, щоб інструменти, які ми використовуємо, мали саме український інтерфейс.

— Як відбувалося навчання співробітників і чи швидко вони освоїли новий інструмент?

Ганна: Програма навчального курсу складалася із шести сесій: теоретичних і практичних із використанням QPR ProcessDesigner та вебпорталу. На теоретичних сесіях нас ознайомили з функціональними можливостями програми, розповіли про побудову моделей процесів, про нотацію BPMN та надали інструкцію до її використання.

Колеги допомогли визначитися з основними елементами, що будуть нам корисні — як правильно їх застосувати, щоб це було зручно і зрозуміло всім користувачам. Процес був досить легким, і можна сказати, що робота з цією системою не потребує тривалого навчання.

— Як був побудований процес наповнення репозиторію? Скільки це тривало?

Ганна: Після навчального курсу нам знадобилося лише півтора місяці, аби розпочати роботу в системі. Ми обрали шаблони процесної моделі з наявних, налаштували нотації, звіти та довідники під свої потреби, і почали наповнювати репозиторій. Наразі цей процес триває дуже активно, після цього ми плануємо розробляти схеми процесів і регламентуючі документи до них.

— Якщо проаналізувати процес вибору програмного забезпечення та наповнення репозиторію, чи вважаєте ви цю послідовність дій оптимальною?

Ганна: Думаю, наша послідовність дій була оптимальною. Ми одразу зрозуміли, що для ефективного впровадження процесного управління нам потрібен інструмент, який ми обрали, налаштували та впровадили досить ефективно. Ми впевнені, що з таким інструментом нам не доведеться повертатися на декілька кроків назад, щоб щось переробляти чи допрацьовувати.

— Що б ви порекомендували іншим компаніям, які будуть проходити аналогічний шлях?

Ганна: Ми б рекомендували звернути увагу на продукти з високим та гнучким рівнем налаштувань і кастомізації. Це дозволить компанії адаптувати рішення програмного забезпечення до потреб бізнесу. А також вплине на швидкість впровадження, простоту у використанні, розширені можливості для звітності та аналітики, можливість інтеграції з іншими корпоративними системами.