Внедрение процессного каталога от QPR ProcessDesigner: опыт «Астарта-Киев»

«В этом динамичном мире, с его вызовами и большой турбулентностью, скорость и гибкость в принятии решений очень важна и предоставляет компаниям конкурентные преимущества»,

— объясняет руководитель офиса управления проектами и процессами агропромхолдинга «Астарта-Киев» Кристина Пустовойтова. В одном из крупнейших агропромышленных холдингов Украины уверены: достичь желаемой гибкости и скорости невозможно без прозрачных и понятных процессов.

Одним из первых шагов на этом пути для команды «Астарта-Киев» стало построение процессного репозитория на базе QPR ProcessDesigner — нового продукта на украинском рынке. Об опыте его внедрения и критериях отбора нам рассказали Кристина Пустовойтова, руководитель офиса управления проектами и процессами агропромхолдинга «Астарта Киев», и менеджер по управлению бизнес-процессами Анна Миколаенко.

— Начнем сначала: почему для компании «Астарта-Киев» важна работа над процессами?

Кристина Пустовойтова: «Астарта» сегодня является одним из крупнейших вертикально интегрированных агропромышленных холдингов Украины. Мы — ответственный бизнес, который постоянно развивается. Поэтому управление процессами и их улучшение является чрезвычайно важным для нас.

Это дает нам возможность видеть целостную картину, понимать, какими процессами мы управляем, кто именно отвечает за конечный результат каждого процесса, и определять, как мы взаимодействуем (работаем вместе). Управление бизнес-процессами помогает четко распределить роли и ответственность в процессах, определить взаимосвязи между ними, идентифицировать лишние действия, шаги и избавиться от них. Процессное управление — это основа, которая позволяет более эффективно управлять бизнесом в целом.

— Кто был инициатором перехода к процессному управлению?

Анна Николаенко: Инициатором был топ-менеджмент агропромхолдинга. Очень важно, что инициатива внедрения процессного управления была инициирована и поддержана на самом высоком уровне, ведь именно это является залогом успешного внедрения любых изменений. У нас отличная команда, мы стремимся развивать, оптимизировать наши бизнес-процессы и помогать команде холдинга достигать лучших результатов.

Кристина: Из опыта «Астарты» и других компаний могу отметить, что без поддержки руководства и их осознания ценности и важности этих задач процессное управление невозможно внедрить. У всех есть свои операционные задачи, приоритеты, каждое бизнес-направление ориентируется прежде всего на достижение стратегических целей и финансовых показателей. Если нет поддержки руководства, то инициативы по системной работе с процессами будут откладываться на второй план, очень медленно двигаться или не двигаться вообще. Мы очень благодарны, что у нас есть поддержка руководства, мы ее чувствуем, и это помогает нам двигаться вперед, планировать дальнейшие шаги и воплощать амбициозные планы.

— Когда компания начала работать с процессами? Какими были ваши первые шаги?

Анна: Мы начали работу над бизнес-процессами в конце 2023 года. Начинали с идентификации ситуации: выясняли, какие процессы у нас есть, как они распределены, в каких документах описаны. Затем проанализировали большой массив внутренней документации, установили взаимосвязи между процессами, которые мы уже идентифицировали, и сформировали целевую модель бизнес-процессов агропромхолдинга.

— На каком этапе этот процесс сейчас?

Кристина: На сегодня мы разработали и утвердили модель бизнес-процессов «Астарты», и сейчас определяем приоритеты дальнейшего моделирования и описания бизнес-процессов.

Для описания бизнес-процессов мы используем инструмент QPR ProcessDesigner, с помощью которого наполняем репозиторий бизнес-процессов.

— Как возникла потребность в построении процессного репозитория? С какой целью вы решили его создать?

Анна: Когда мы проводили анализ большого массива внутренних нормативных документов, увидели очевидную необходимость в инструменте, который обеспечит структурированность, прозрачность и доступность информации, актуальность и отсутствие дублей в процессах и документах. Нужно было создать единую информационную среду, которая содержит базу бизнес-процессов и их владельцев, актуальные регламентирующие документы, и будет доступна всем сотрудникам компании.

— Какие функции в программном продукте были для вас важными?

Анна: Прежде чем начать поиски, мы определили 38 требований к будущему продукту, 19 из которых были обязательными. Наиболее важными для нас функциями были: процессный веб-портал, настройка и построение пользовательских отчетов для аналитики, настройка нотации под потребности бизнеса, возможность генерации регламентирующих документов на основе построенной схемы процесса. На перспективу мы рассматривали возможность строить систему KPI и их контроль благодаря продукту QPR-Metrics.

— 38 критериев — это очень основательный подход, как вы сформулировали этот перечень?

Анна: Команда процессных менеджеров и руководителей составила этот перечень в соответствии со своим опытом, и задач, которые перед нами поставило руководство.

— Было ли на рынке достаточно продуктов, которые выполняли хотя бы обязательные 19 требований?

Анна: Мы выбирали между европейскими и украинскими компаниями-разработчиками, предлагающими продукты аналогичного QPR ProcessDesigner класса. Каждый из продуктов тестировали в течение двух месяцев.

— Расскажите подробнее, почему вы выбрали QPR ProcessDesigner?

Анна: Мы выбрали QPR ProcessDesigner, поскольку продукт имел преимущества перед конкурентами и отвечал требованиям, которые мы сформулировали в начале. Нам понравился удобный и интуитивный интерфейс, гибкость настроек, поддержка различных стандартов моделирования, в частности настройки пользовательской нотации, производительность и возможность для одновременной работы большого количества пользователей. Конечно, важной была стоимость и наличие официального представителя в Украине.

Локализация интерфейса также была важным вопросом, который мы поднимали, поскольку «Астарта» ведет социально ответственный бизнес, неуклонно придерживается действующего законодательства и направляет усилия на развитие нашей страны. Мы общаемся на украинском языке и стремимся, чтобы инструменты, которые мы используем, имели именно украинский интерфейс.

— Как происходило обучение сотрудников и быстро ли они освоили новый инструмент?

Анна: Программа учебного курса состояла из шести сессий: теоретических и практических с использованием QPR ProcessDesigner и веб-портала. На теоретических сессиях нас ознакомили с функциональными возможностями программы, рассказали о построении моделей процессов, о нотации BPMN и предоставили инструкцию к ее использованию.

Коллеги помогли определиться с основными элементами, которые будут нам полезны — как правильно их применить, чтобы это было удобно и понятно всем пользователям. Процесс был достаточно легким, и можно сказать, что работа с этой системой не требует длительного обучения.

— Как был построен процесс наполнения репозитория? Сколько это длилось?

Анна: После учебного курса нам понадобилось всего полтора месяца, чтобы начать работу в системе. Мы выбрали шаблоны процессной модели из имеющихся, настроили нотации, отчеты и справочники под свои нужды, и начали наполнять репозиторий. Сейчас этот процесс идет очень активно, после этого мы планируем разрабатывать схемы процессов и регламентирующие документы к ним.

— Если проанализировать процесс выбора программного обеспечения и наполнения репозитория, считаете ли вы эту последовательность действий оптимальной?

Анна: Думаю, наша последовательность действий была оптимальной. Мы сразу поняли, что для эффективного внедрения процессного управления нам нужен инструмент, который мы выбрали, настроили и внедрили достаточно эффективно. Мы уверены, что с таким инструментом нам не придется возвращаться на несколько шагов назад, чтобы что-то переделывать или дорабатывать.

— Что бы вы порекомендовали другим компаниям, которые будут проходить аналогичный путь?

Анна: Мы бы рекомендовали обратить внимание на продукты с высоким и гибким уровнем настроек и кастомизации. Это позволит компании адаптировать решение программного обеспечения к потребностям бизнеса. А также повлияет на скорость внедрения, простоту в использовании, расширенные возможности для отчетности и аналитики, возможность интеграции с другими корпоративными системами.