Як обрати інструмент для моделювання бізнес-процесів

У цій статті ми зібрали ключові міркування, які допоможуть зорієнтуватися у виборі.

Почніть із питання “навіщо”

Перш ніж порівнювати ціни та функціонал, варто визначити, що саме ви хочете отримати в результаті. Цілі моделювання можуть суттєво відрізнятися, і саме від них залежить, який інструмент підійде найкраще.

Якими можуть бути цілі моделювання процесів? Серед поширених варіантів:

• аналіз і подальше вдосконалення процесів;
• формування технічного завдання для автоматизації;
• регламентація діяльності;
• створення єдиної бази знань організації;
• можливість порівняння процесів у різних підрозділах чи компаніях.

А як ціль моделювання впливає на вибір інструменту для моделювання?

Функціонал інструментів може сильно відрізнятись. Відповідно, кожен інструмент краще підходить для певного кола задач. Одні підтримують лише базові функції моделювання (наприклад, BPMN), інші дозволяють працювати з кількома нотаціями (UML, VAD, Archimate), налаштовувати версійність моделей, підтримувати зв’язки між процесами, формувати звіти та регламенти, будувати ієрархії, додавати посилання на документи й шаблони, публікувати моделі на внутрішньому порталі компанії.

Чому не обрати одразу найпотужніший продукт?

Чим ширший функціонал, тим вищі витрати — і не лише фінансові. Такі продукти потребують більше часу на впровадження, адміністрування й підтримку. Якщо інструмент надмірно складний для поточних задач, є ризик, що він не приживеться в команді.

З чого почати, якщо ви лише на старті?

Почати можна взагалі безкоштовно. Наприклад:

• bpmn.io — простий веб-інструмент для моделювання в BPMN;
• Bizagi — популярний десктопний продукт;
• Lucidchart — онлайн-інструмент зі спільним доступом;
• Miro або PowerPoint — якщо вам не критична саме BPMN-нотація.

Це хороші варіанти для окремого аналітика або локальної ініціативи без складної інфраструктури.

Коли варто переходити на більш серйозні рішення?

Якщо ви хочете створити централізований каталог процесів, у якому працюють кілька аналітиків, надати доступ до моделей працівникам, інтегрувати процеси з документами, шаблонами, виконавцями та ІТ-системами, базові інструменти вже не впораються.

Це як з фінансовим обліком. Поки ведете особистий бюджет — Excel цілком достатній. Але якщо потрібно організувати облік на рівні компанії, з контролем доступів, версіями, довідниками, без спеціалізованого ПЗ не обійтися.

На які продукти звернути увагу під час масштабування? Серед популярних рішень:

• ARIS
• Signavio
• QPR Software
• Adonis
• iGraphX

Рекомендуємо запросити вендорів на короткі демо. Це допоможе зрозуміти, чи підходить продукт, чи зручно з ним працювати, і чи є потрібний функціонал. Зверніть увагу також на:

• наявність української локалізації;
• підтримку в Україні;
• варіанти розміщення (хмара чи сервер компанії);
• повну вартість володіння.

Після демо варто зіставити побажання з функціоналом і зробити вибір на основі співвідношення ціни та користі.

Якщо підсумувати

Інструмент варто обирати не за принципом “усе і одразу”, а з урахуванням цілей, контексту й зрілості процесного підходу в компанії. Почніть з простого і розширюйте функціонал тоді, коли цього вимагає масштаб чи складність задач.