Как выбрать инструмент для моделирования бизнес-процессов

«Какой инструмент для моделирования процессов выбрать?» — кажется, простой вопрос. Но как только начинаешь сравнивать функционал, форматы, цены, становится ясно: всё не так просто. Особенно если решение принимается не для себя, а для всей организации. В этой статье мы собрали ключевые рекомендации, которые помогут сориентироваться в выборе.

Начните с вопроса «зачем?»

Прежде чем сравнивать цены и функционал, важно определить, что именно вы хотите получить в результате. Цели моделирования могут существенно различаться, и именно от них зависит, какой инструмент подойдёт лучше всего.

Цели моделирования процессов могут быть следующими:

• анализ и дальнейшее усовершенствование процессов;
• подготовка технического задания для автоматизации;
• регламентация деятельности;
• создание единой базы знаний организации;
• возможность сравнения процессов в разных подразделениях или компаниях.

Как цель моделирования влияет на выбор инструмента?

Функционал инструментов может сильно отличаться. Соответственно, каждый инструмент лучше подходит для определённого круга задач.

Одни поддерживают только базовые функции моделирования (например, BPMN). Другие позволяют:

• работать с несколькими нотациями (UML, VAD, Archimate);
• настраивать версионность моделей;
• поддерживать связи между процессами;
• формировать отчёты и регламенты;
• строить иерархии;
• добавлять ссылки на документы и шаблоны;
• публиковать модели на внутреннем портале компании.

Почему не выбрать сразу самый мощный продукт

Чем шире функционал, тем выше затраты — и не только финансовые. Такие продукты требуют больше времени на внедрение, администрирование и поддержку. Если инструмент излишне сложен для текущих задач, есть риск, что он не приживётся в команде.

С чего начать, если вы только на старте

Начать можно вообще бесплатно. Например:

• bpmn.io — простой веб-инструмент для моделирования в BPMN;
• Bizagi — популярный десктопный продукт;
• Lucidchart — онлайн-инструмент с совместным доступом;
• Miro или PowerPoint — если вам не критична именно BPMN-нотация.

Это хорошие варианты для отдельного аналитика или локальной инициативы без сложной инфраструктуры.

Когда стоит переходить на более серьёзные решения

Если вы хотите: создать централизованный каталог процессов, в котором работают несколько аналитиков; предоставить доступ к моделям сотрудникам; интегрировать процессы с документами, шаблонами, исполнителями и ИТ-системами — базовые инструменты уже не справятся.

Это как с финансовым учётом: пока ведёте личный бюджет — Excel вполне достаточно. Но если нужно организовать учёт на уровне компании, с контролем доступов, версиями, справочниками, без специализированного ПО не обойтись.

На какие продукты обратить внимание при масштабировании? Среди популярных решений:

• ARIS;
• Signavio;
• QPR Software;
• Adonis;
• iGraphX.

Рекомендуем пригласить вендоров на короткие демо. Это поможет понять, подходит ли продукт, удобно ли с ним работать, есть ли нужный функционал.

Обратите внимание также на:

• наличие украинской локализации;
• поддержку в Украине;
• варианты размещения (облако или сервер компании);
• полную стоимость владения.

После демо сопоставьте пожелания с функционалом и сделайте выбор на основе соотношения цены и пользы.

В качестве резюме

Инструмент стоит выбирать не по принципу «всё и сразу», а с учётом целей, контекста и зрелости процессного подхода в компании. Начните с простого и расширяйте функционал тогда, когда этого требует масштаб или сложность задач.