Управління архітектурою бізнесу: чи потрібно це моїй компанії та як може допомогти?

«Управління великою компанією можна порівняти з управлінням великим містом»,

— впевнений Олексій Громико. Як і в ситуації з містами, швидка, але безсистемна розбудова нерідко призводить до великої кількості проблем, які в майбутньому буде складно вирішити. «Ми можемо, звичайно, будувати щось окремо, кожен на свій розсуд, але у фіналі це виявиться дуже непривабливо й незручно, а інфраструктура не буде встигати за розбудовою окремих частин міста. Саме тому роль головного архітектора є такою важливою», — пояснює свою аналогію керівний партнер Бюро. Найголовніше завдання архітектора, як у місті, так і у великій компанії, — звʼязати розвиток окремих частин зі стратегічними цілями й баченням компанії загалом. «Щоби ми зараз не збудували щось, що в майбутньому доведеться руйнувати».

Допомогти бізнесу із цим завданням здатне спеціалізоване програмне забезпечення. Докладніше про це Олексій Громико розповів в інтервʼю.

— Олексію, на якому етапі компанії може знадобитися програмне забезпечення для управління архітектурою бізнесу?

— Основна причина, через яку керівники починають замислюватися над вибудовою архітектури компанії, повʼязана з її зростанням та розвитком. Бізнеси зазвичай починають шлях із невеликої групи людей, де всі одне одного знають і працюють як єдиний колектив. Та коли кількість працівників зростає до 50–100–200 осіб, ця динаміка починає змінюватися. Відбувається структурування за функціональними напрямками, як-от продажі, маркетинг, фінанси тощо.

Зростання компанії призводить до того, що різні підрозділи починають працювати самостійно. Цей процес може бути нерівномірним. Ключовою проблемою на цьому етапі є втрата цілісного розуміння роботи кожного підрозділу. Зі зростанням кількості працівників до 500–1000 людей компанія вимагає ще більш структурованої організаційної моделі.

У такий спосіб починаються спроби структурувати організаційну діяльність. Крім ієрархічної структури, компанії розвивають й інші аспекти, наприклад, бізнес-процеси та інформаційні системи. Цей розвиток важливий для стратегічного управління, оскільки дозволяє керівництву краще розуміти, як досягати поставлених цілей в умовах дедалі більшої складності.

— Тобто розвиток може стати одночасно проблемою для бізнесу?

— Так, хоча розвиток — це позитивний процес, все ж є ризик втрати централізованого розуміння того, що відбувається всередині компанії. Зростання складності означає, що керівництво може втратити чітке уявлення про те, які конкретно аспекти організації впливають на стратегічні цілі, наприклад, досягнення нових ринкових орієнтирів. Це призводитиме до ситуацій, коли важко визначити причини проблем і знайти точку для втручання.

Нерідко такий стан справ спонукає керівництво до пошуку архітектурних фреймворків, які допомагають структурувати та контролювати функціональний розвиток організації. Ці інструменти дозволяють уникнути втрати розуміння внутрішніх процесів та забезпечити більш системний підхід до досягнення стратегічних цілей компанії.

Рис. 1. Елементи архітектури підприємства. Можливий вигляд. Адаптовано  на підставі TEAF

— Які питання допомагає вирішити такий підхід?

— Почнемо з того, що такий підхід дає відповіді на питання «навіщо, що і як саме ми маємо робити?». Він враховує довгострокові, середньострокові та короткострокові завдання компанії. Як цілі забезпечуються з погляду процесів. Використання програмного забезпечення допомагає побачити інфраструктуру, локації, ресурси, які ми маємо.

Це сприяє пришвидшенню роботи, дає змогу зрозуміти зв’язки, що існують у компанії. Людина самостійно не здатна контролювати таку кількість звʼязків. Саме тому й виникає потреба у програмному забезпеченні.

Що найважливіше — це пришвидшує прийняття рішень, ми починаємо краще розуміти, куди потрібно докласти зусиль, щоб отримати результат.

— Які ризики несе відсутність цього програмного забезпечення?

— Ризики дуже подібні на можливості, про які ми говорили. Не маючи структури, ми:

• не знаємо, куди саме докладати зусилля, коли хочемо щось змінити всередині організації;
• втрачаємо час, коли нам потрібно щось з’ясувати, оскільки пошук інформації триває дуже довго;
• не можемо приймати правильні рішення. Кроки, які здаються коректними в рамках обмеженої перспективи, будуть хибними, якщо ми подивимось на загальну архітектуру організації та її стратегію.

— Чому це важливо?

— Керівник має розуміти, заради чого відбуваються всі зміни в компанії. Адже будь-яка робота — це інвестиція часу, грошей, людей. Якщо ми не бачимо, в чому наша кінцева потреба, є ризик витратити ці ресурси без користі.

Коли ми не маємо структури, то можемо не помічати неефективні моменти.

Ця система потрібна, щоб, скажімо, генеральний директор, подивившись на свої стратегічні цілі, чітко розумів, що допомагає йому в досягненні мети, або що заважає зараз. Щоби він міг легко знайти відповідних людей для виконання планів, підпорядкувати стратегію під місію компанії, а процеси та проєкти — під стратегічні цілі.

— Чи правильно говорити, що архітектором компанії завжди має виступати генеральний директор?

— Ні, це залежить від структури та розмірів компанії. Такий відділ може знаходитись, наприклад, в IT-департаменті, в проєктному чи процесному офісі, або взагалі бути відокремленою структурою всередині організації.

— Які ще не очевидні бонуси приносить бізнесу впорядкована архітектура підприємства?

— Наявність архітектури підприємства в програмному забезпеченні — зручний інструмент, який допомагає побачити картину загалом. Часто до архітектури підприємства додають системи так званого performance management, коли керівник може побачити, як його цілі розкладаються на задачі, і в такий спосіб дійти до рівня окремого працівника.

Це дуже важливо. Зокрема тому, що поширеною проблемою великих організацій є те, що співробітники на місцях не розуміють, як їхні дії допомагають досягати стратегічних цілей компанії. Відповідно, вони бачать мало сенсу у своїй роботі.

Такий зв’язок допомагає і керівнику, і рядовому працівнику зрозуміти, як керівництво може створити більш зручні умови, а працівник, відповідно, докласти більше зусиль, щоб допомогти своїй організації. Це також дає змогу людям відчувати себе більш потрібними та краще розуміти сенс своєї роботи, а різним підрозділам співпрацювати для досягнення стратегічних цілей компанії.