Чи справді процесне управління робить компанії менш гнучкими?

«Ми не хочемо, щоб організація перетворилася на бюрократичну й повільну машину. Як зберегти гнучкість під час впровадження процесного підходу?»

Це питання часто ставлять під час тренінгів та консультацій. І воно цілком логічне. Багатьом здається, що процесне управління — це про жорсткі регламенти, шаблони і нескінченні узгодження.
Але керівний партнер Бюро проєктного менеджменту Олексій Громико переконаний у протилежному:

«Впровадження процесного підходу насправді робить організацію більш гнучкою. Він забезпечує прозорість процесів та зв’язків між ними, а також учасників, зони відповідальності, залучені ІТ-системи та наявні потоки даних. Така прозорість уможливлює швидше, більш скоординоване прийняття рішень і впровадження змін — на відміну від повільних погоджень, пошуку інформації чи хибних кроків, які виникають через брак прозорості.»

Ми попросили Олексія розвинути цю думку.

— Чому процесне управління часто асоціюється з бюрократією?

— З мого досвіду, організації не до кінця розуміють саму ідею процесного управління. Багато хто думає, що достатньо просто описати процеси — і це автоматично призведе до покращення. Але це хибне уявлення. Регламенти або схеми самі по собі не вирішують проблем. Вони — лише інструмент.

Процесна модель без наступного аналізу і вдосконалення перетворюється на паперову формальність. А це і є справжня бюрократія.

— Навіщо взагалі моделювати процеси?

— Опис процесу — це перший крок у циклі безперервного вдосконалення. Поки процеси живуть у головах окремих працівників або заховані в ІТ-системах, вони не є предметом управління. Їх неможливо обговорювати, аналізувати, вимірювати. Саме тому візуалізація — це стартова точка для змін.

— Як модель процесу робить організацію гнучкішою?

— Щоб мати змогу імпровізувати, спочатку потрібно глибоко розуміти основи. Джазовий музикант спершу вивчає класику, щоб потім мати свободу відступати від її канонів і імпровізувати. Так само й у бізнесі: щоб вносити зміни в процеси, потрібно знати, як вони працюють, хто виконавці, які дані задіяні, які ІТ-системи беруть участь, які показники треба відстежити. Тільки тоді імпровізація стане усвідомленою, а не хаотичною.

— Так архітектура процесів це про гнучкість або про монолітність?

— Коли ми будуємо процесну архітектуру — це не про жорстку, непорушну конструкцію. Навпаки. Це про розуміння, де саме в організації ми можемо вносити зміни швидко і безболісно, а де слід бути обережними. Якщо порівняти з будівлею: можна щороку робити ремонт, змінювати оздоблення, меблі — але несучі стіни краще не чіпати. Процесна архітектура дозволяє розрізнити, де в організації можна швидко вносити зміни, щоб залишатись привабливими для клієнтів, а де потрібно дуже ретельно все зважити.

Процесне управління — це не про контроль заради контролю. Це про прозорість, передбачуваність і швидкість адаптації. Саме завдяки добре вибудованій архітектурі процесів компанія може одночасно бути структурованою і гнучкою.

«Гнучкість виникає не від хаосу, а від ясності», — резюмує Олексій.