Процессное управление делает компании менее гибкими?

Этот вопрос часто задают на тренингах и консультациях. И он вполне логичен. Многим кажется, что процессное управление — это про жёсткие регламенты, шаблоны и бесконечные согласования.

Но управляющий партнёр «Бюро проектного менеджмента» Алексей Громыко уверен в обратном:

«Внедрение процессного подхода на самом деле делает организацию более гибкой. Он обеспечивает прозрачность процессов и связей между ними, а также участников, зоны ответственности, используемые IT-системы и потоки данных. Такая прозрачность позволяет быстрее и более скоординированно принимать решения и внедрять изменения — в отличие от медленных согласований, поиска информации или ошибок, возникающих из-за отсутствия прозрачности.»

Мы попросили Алексея развить эту мысль.

— Почему процессное управление часто ассоциируется с бюрократией?

— По моему опыту, организации не до конца понимают саму идею процессного управления. Многие думают, что достаточно просто описать процессы — и это автоматически приведёт к улучшению. Но это заблуждение. Регламенты или схемы сами по себе не решают проблемы. Они — всего лишь инструмент.

Процессная модель без последующего анализа и улучшения превращается в бумажную формальность. А это и есть настоящая бюрократия.

— Зачем вообще моделировать процессы?

— Описание процесса — это первый шаг в цикле непрерывного улучшения. Пока процессы живут в головах отдельных сотрудников или спрятаны в IT-системах, они не являются объектом управления. Их невозможно обсуждать, анализировать, измерять. Именно поэтому визуализация — это отправная точка для изменений.

— Как модель процесса делает организацию более гибкой?

— Чтобы иметь возможность импровизировать, сначала нужно глубоко понимать основы. Джазовый музыкант сначала изучает классику, чтобы потом иметь свободу отступать от её канонов и импровизировать. Так же и в бизнесе: чтобы вносить изменения в процессы, нужно знать, как они устроены, кто исполнители, какие данные задействованы, какие IT-системы участвуют, какие показатели нужно отслеживать. Только тогда импровизация станет осознанной, а не хаотичной.

— Так архитектура процессов — это про гибкость или про монолитность?

— Когда мы строим процессную архитектуру — это не про жёсткую, неизменную конструкцию. Наоборот. Это про понимание, где конкретно мы можем быстро и безболезненно вносить изменения, а где следует быть осторожными. Если сравнить со зданием: можно каждый год делать ремонт, менять отделку, мебель — но несущие стены лучше не трогать. Процессная архитектура позволяет различать, где в организации можно быстро вносить изменения, чтобы оставаться привлекательными для клиентов, а где нужно очень тщательно всё взвешивать.

Процессное управление — это не про контроль ради контроля. Это про прозрачность, предсказуемость и скорость адаптации. Именно благодаря хорошо выстроенной архитектуре процессов компания может одновременно быть структурированной и гибкой.

«Гибкость возникает не из хаоса, а из ясности», — резюмирует Алексей.