Чим шкідливі готові IT-рішення і чому неправильний підхід до автоматизації може коштувати компанії унікальності.
Автоматизація бізнес-процесів – довгий і складний процес. Коли бізнес тільки знайомиться з пропозиціями потенційних підрядників, IT-компанія може зробити привабливу пропозицію – допомогти не тільки з технічною стороною, але і з оптимізацією процесів. Вона наводить як приклад десятки виконаних проєктів, та й спокуса сконцентрувати все в одних руках дуже висока. Але в підсумку такий підхід може коштувати компанії дорого. Пояснюємо, чому.
Перший ризикований сценарій – конфлікт інтересів, іноді навіть не усвідомлюваний IT-фахівцями. Інтегратор може занадто захопитися напрацюваннями з минулих проєктів або стандартними («коробковими») рішеннями, які вимагатимуть мінімум доробок.
Як визначити, що ви потрапили в таку ситуацію? Наприклад, підрядник не виражає великого інтересу до нюансів і особливостей ваших процесів, а навпаки, наполегливо закликає переглянути їх в сторону готових стандартизованих рішень. Швидше за все, ви зіткнулися саме з таким конфліктом інтересів.
Коли мова йде про допоміжні процеси, які не грають особливої ролі для клієнта, «коробкові» рішення цілком виправдані. В ході автоматизації вони допомагають економити ресурси і час.
Правда, тут підрядник повинен володіти експертизою і розуміти, який саме процес ми автоматизуємо. «Коробковими» можуть бути обслуговуючі процеси, наприклад:
Звичайно, якщо це не те, чим наша компанія займається для клієнта.
Але що, якщо ми говоримо про процеси, які створюють додану вартість і допомагають виділитися поміж конкурентів?
Якщо компанія хоче створювати унікальний продукт, то швидше за все і процес його створення має бути унікальним. Для такої діяльності «коробкові» рішення будуть шкідливі. Вони можуть знищити «ядро» бізнесу, ті якості, які роблять його особливим.
У цій ситуації, якщо компанія зможе вчасно розпізнати, що автоматизація «ламає» її ключові процеси, і зможе їх відстояти – проєкт ризикує подвоїтися за термінами і вартістю, а то і зовсім не дійти до завершення.
Але що, якщо вам дістався делікатний інтегратор, який згоден автоматизувати ваші процеси без змін, зберігаючи їх до останньої коми? Вам пощастило, але тільки якщо процеси близькі до ідеалу. А це, на жаль, буває не так часто.
Щоб відрізнити оптимальний процес від того, яким компанія користується за звичкою, потрібна експертиза. Інакше автоматизація може піти по другому небажаному сценарію: в IT-рішення перенесуть застарілі, неоптимальні процеси. У такому випадку замовник витратить час і ресурси, які не підуть на користь бізнесу.
Щоб знайти оптимальний шлях, потрібно визначити, які процеси зберегти без змін, де підійдуть готові рішення, а що слід повністю перебудувати до початку автоматизації.
Для цього інтегратор повинен володіти певними якостями. Насамперед:
Крім того, потрібно вміти перенести свій досвід на ситуацію і незалежно оцінити, на якому етапі життєвого шляху знаходиться компанія і наскільки зрілими є її бізнес-процеси. Плюс вміти пояснити це на мові бізнесу. На жаль, не завжди можливо знайти всі ці компетенції в IT-компанії.
Тут виникає ніша для професіоналів з управління бізнес-процесами, які стануть посередником між бізнесом і інтегратором. Навіщо це потрібно?
Грамотний експерт зможе проаналізувати бізнес-процеси, оцінити їх стан та допомогти у прийнятті важливих рішень.
Він визначить:
Тільки розібравшись з усім списком, експерт зможе допомогти бізнесу побудувати чітке ТЗ і знайти розробника, якщо це необхідно. І навіть якщо згодом виникне потреба адаптувати ТЗ під особливості конкретної системи, експерт зможе відстояти процеси, які не можна перебудовувати. І навпаки – спростити роботу там, де підійдуть готові рішення.
Більшість конфліктів або помилок під час автоматизації трапляється там, де одній стороні не вистачає експертизи в IT, а другій – в бізнес-процесах. Професіонали в управлінні бізнес-процесами допомагають цього уникнути.
У блозі pmb багато цікавого. Вибирайте тег і читайте актуальні матеріали за темою:
Корисні матеріали, анонси подій та тренінгів.
