Автоматизация: зачем бизнесу и IT-компании посредник

Чем вредны готовые IT-решения и почему неправильный подход к автоматизации может стоить компании уникальности.

Автоматизация бизнес-процессов — долгий и сложный процесс. Когда бизнес только знакомится с предложениями потенциальных подрядчиков, IT-компания может сделать заманчивое предложение — помочь не только с технической стороной, но и с оптимизацией процессов. Она приводит в пример десятки выполненных проектов, да и соблазн сконцентрировать все в одних руках очень высок. Но в итоге такой подход может стоить компании дорого. Объясняем, почему.

Первый рискованный сценарий — конфликт интересов, иногда даже не осознаваемый IT-специалистами. Интегратор может слишком увлечься наработками из прошлых проектов или стандартными («коробочными») решениями, которые потребуют минимум доработок.

Как определить, что вы попали в такую ситуацию? Например, подрядчик не выражает большого интереса к нюансам и особенностям ваших процессов, а напротив, настойчиво призывает пересмотреть их в сторону готовых стандартизированных решений. Скорее всего, вы столкнулись именно с таким конфликтом интересов.

Почему готовые решения подходят не всем компаниям?

Когда речь идет о вспомогательных процессах, которые не играют особой роли для клиента, «коробочные» решения вполне оправданы. В ходе автоматизации они помогают экономить ресурсы и время.

Правда, тут подрядчик должен обладать экспертизой и понимать, какой именно процесс мы автоматизируем. «Коробочными» могут быть обслуживающие процессы, например:

  • управление персоналом — подбор, увольнение или перемещение сотрудников,
  • бухгалтерские процессы — закупки, налоги, начисление зарплат,
  • процессы IT-поддержки.

Конечно, если это не то, чем наша компания занимается для клиента.

Но что, если мы говорим о процессах, которые создают добавленную стоимость и помогают отстроиться от конкурентов?

Если компания хочет создавать уникальный продукт, то скорее всего и процесс его создания должен быть уникальным. Для такой деятельности «коробочные» решения будут вредны. Они могут уничтожить «ядро» бизнеса, те качества, которые делают его особенным.

В этой ситуации, если компания сможет вовремя распознать, что автоматизация «ломает» ее ключевые процессы, и сможет их отстоять — проект рискует удвоиться по срокам и стоимости, а то и вовсе не дойти до завершения.

Но что, если вам достался деликатный интегратор, который согласен автоматизировать ваши процессы без изменений, сохраняя их до последней запятой? Вам повезло, но только если процессы близки к идеалу. А это, к сожалению, бывает не так часто.

Чтобы отличить оптимальный процесс от того, которым компания пользуется по привычке, нужна экспертиза. Иначе автоматизация может пойти по второму нежелательному сценарию: в IT-решения перенесут устаревшие, неоптимальные процессы.  В таком случае заказчик потратит время и ресурсы, которые не пойдут на пользу бизнесу.

Чтобы найти оптимальный путь, нужно определить, какие процессы сохранить без изменений, где подойдут готовые решения, а что следует полностью перестроить до начала автоматизации.

Для этого интегратор должен обладать определенными качествами. Прежде всего:

  • экспертизой в сфере заказчика,
  • знанием мировых практик процессного управления,
  • пониманием возможностей IT-систем и бизнеса.

Кроме того, нужно уметь перенести свой опыт на ситуацию и независимо оценить, на каком этапе жизненного пути находится компания и насколько зрелыми являются ее бизнес-процессы. Плюс уметь объяснить это на языке бизнеса. К сожалению, не всегда возможно найти все эти компетенции в IT-компании.

Как может помочь эксперт по управлению бизнес-процессами?

Здесь возникает ниша для профессионалов по управлению бизнес-процессами, которые станут посредником между бизнесом и интегратором. Зачем это нужно?

Грамотный эксперт сможет проанализировать бизнес-процессы, оценить их состояние и помочь в принятии важных решений.

Он определит:

  • какие из процессов создают добавленную стоимость,
  • какие управляют клиентским опытом,
  • какие поддерживают жизнедеятельность компании.

Только разобравшись со всем списком, эксперт сможет помочь бизнесу построить четкое ТЗ и найти разработчика, если это необходимо. И даже если впоследствии возникнет потребность адаптировать ТЗ под особенности конкретной системы, эксперт сможет отстоять процессы, которые нельзя перестраивать. И наоборот — упростить работу там, где подойдут готовые решения.

Большинство конфликтов или ошибок во время автоматизации случается там, где одной стороне не хватает экспертизы в IT, а другой — в бизнес-процессах. Профессионалы в управлении бизнес-процессами помогают этого избежать.