Подготовка к автоматизации «Нового стандарта»

«Новый стандарт» — оператор делового туризма и организатор корпоративных
событий, работает на рынке с 2004 года.

Любой проект «Нового стандарта» состоит из массы нюансов. Нужно встречать гостей, заботиться о логистике, бронировать номера в гостиницах, собирать необходимую для ивента технику. Умножьте все это на сотни участников и тот факт, что некоторые события длятся не один день. А часть и вовсе проходит за пределами Украины.

Чтобы ускорить и упростить работу, «Новый стандарт» решил автоматизировать основные процессы. Но переход на новую систему проходил тяжело: выбранное ПО не уживалось с процессами, которые существовали в компании. Нужно было или пересматривать процессы (с риском потерять конкурентность бизнеса) или дорабатывать софт (теряя время и деньги).
Консультанты pmb предложили не спешить с решением: проанализировать процессы, и только после этого вернуться к разговору про автоматизацию.

Что мы сделали:

Проанализировали процессы. Выделили те, что составляют наибольшую ценность и требуют особого внимания при автоматизации.

Сформулировали требования к автоматизации. И четко очертили красные линии: где можно подстроиться под возможности ПО, а где процессы требуют доработки самой системы.

Помогли в выборе оптимальных IT-систем. Анализ показал, что все процессы
невозможно покрыть одной IT-системой. В результате внедрили две системы: одна для финансового учета, а другая — для автоматизации ведения проектов компании.

«Компании «Новый стандарт» пришлось существенно пересмотреть подход к
автоматизации: мы проанализировали и описали процессы, после чего предложили осознанно подойти к их автоматизации. Так компании не пришлось идти на компромиссы и менять свой подход к работе в угоду возможностям ІТ-системы», — объясняет Алексей Громыко, управляющий партнер «Бюро проектного менеджмента» в Украине.

Результаты после автоматизации:

Порядок в финансовом учете. Компания стала лучше контролировать финансовые потоки.

Повысилась пропускная способность. Сотрудники могут одновременно работать с большим количеством проектов.

Оптимизация работы с проектами. IT-система подсказывает последовательность шагов в проекте, хранит необходимую информацию и документы.

Снижение рисков. Сотрудники совершают меньше ошибок и тратят меньше сил на их устранение.