Программа-минимум

По мере роста популярности BPM мне, как консультанту в области управления бизнес-процессами, потенциальные клиенты, да и просто знакомые, достаточно часто задают вопрос, суть которого сводится к следующему: «Что собой представляет BPM-проект?».

С моей точки зрения, полноценный BPM-проект включает в себя следующие составляющие:

  • 0 шаг. Убедиться, что топ-менеджмент компании понимает и разделяет процессную методологию.
  • 1 шаг.  Убедиться, что у компании есть четкая стратегия.
  • 2 шаг. Выделить ключевые бизнес-процессы, которые создают основной вклад в достижение стратегических целей и определить владельца для каждого процесса.
  • 3 шаг. Построить модель процесса, разграничить зоны ответственности, разработать показатели эффективности процесса (process performance indicator, PPI) и научиться их измерять.
  • 4 шаг. Оптимизировать и автоматизировать бизнес-процесс с помощью BPMS (сделать модели бизнес-процессов исполняемыми).
  • 5 шаг. Сделать процесс управления бизнес-процессами непрерывным управляющим процессом. То есть проект должен перерасти в процесс.

Однако нужно ли сразу рассказывать обо всех этих шагах топ-менеджерам компаний, которые заинтересовались процессным подходом? В 99% случаев нет.

Приведу небольшую статистику, основанную на своих наблюдениях:

  • В 75% случаев топ-менеджеры компаний не могут толком сформулировать, что такое бизнес-процесс и в чем смысл процессного управления.
  • Более 50% топ-менеджеров с уверенностью утверждают, что у возглавляемой ими компании есть четкая стратегия. Но при этом 90% их подчиненных затрудняются ее описать либо дают пояснения, отличные от своих руководителей.

С учетом вышесказанного сразу рассказывать об исполняемых бизнес-процессах и цикле непрерывного улучшения несколько преждевременно.

Поэтому когда в нашу компанию обращаются потенциальные заказчики BPM-проекта, то в первую очередь мы выравниваем понятийное поле (например, с помощью тренинга), после чего определяемся с программой-минимум:

Единое понятийное поле + наличие понятной стратегии у компании заказчика + выделенные ключевые бизнес-процессы + назначены владельцы процессов + определены зоны ответственности (в этом вопросе лучший помощник — это BPMN диаграмма) + определены наборы показателей для оценки эффективности бизнес-процессов.

Таким образом, BPM-проект  — это в первую очередь разграничение зон ответственности (или, точнее, устранение зон безответственности) при совместном достижении заранее согласованным способом измеримого результата.

Такая программа-минимум более осязаема, руководству компании проще удержать ее в фокусе своего внимания и заинтересованно над ней работать тот небольшой промежуток времени, который она занимает.

«А как же исполняемые бизнес-процессы и цикл непрерывного улучшения?» – спросите Вы.

Что ж, всему свое время: когда топ-менеджеры видят отдачу от предпринимаемых усилий, тогда у них возникает интерес и желание двигаться дальше. Вот тогда и наступает подходящее время, чтобы обсудить программу-максимум.

Итак, с моей точки зрения, на этапе первого знакомства с процессной методологией организациям лучше избегать всеобъемлющих проектов и сосредоточиться на базовых вещах, которые можно быстро реализовать и получить измеримый результат.

Алексей Громыко