Заміна російського програмного забезпечення: як ми шукали рішення?

Олексій Громико

В усьому світі вибір правильного програмного забезпечення для моделювання бізнес-процесів може стати одним із вирішальних факторів успіху вашої компанії. В Україні до цього додаються також фактори безпеки та етики.

У лютому 2022 року перед багатьма компаніями країни постало питання заміни російського софту від Business Studio на сучасніші та кращі продукти. Ми також використовували цей софт для навчальних цілей. Я розповім, який шлях ми пройшли у пошуку альтернативи.

***

Ідея моделювання бізнес-процесів існує досить давно, і з розвитком диджиталізації ця сфера отримала значний розвиток. Одним із першопрохідців галузі є німецький консультант Август-Вільгельм Шеєр, який розробив нотацію EPC (Event Driven Process Chain) та програмне забезпечення ARIS. Після співпраці з компанією SAP ARIS вийшов на світовий рівень та швидко став стандартом в галузі.

Звичайно, компанії з інших країн теж не стояли на місці, тож з часом в ARIS почали зʼявлятись конкуренти та послідовники. Серед них — російська Business Studio. Росіяни пропонували низьку вартість та схожі функції, тому знайшли багато прихильників в Україні.

Станом на лютий 2022 року софт Business Studio, який уже не можна було використовувати через міркування безпеки та етики, займав чималу долю ринку. Тож питання вибору нового софту для нас і наших клієнтів стало критично важливим. Ми сприйняли цю ситуацію як можливість: вирішили ретельно вивчити ринок та запропонувати Україні найкраще рішення для відмови від російського софту.

Критерії відбору

Процес підбору альтернативних продуктів виявився складним і вимагав ретельного підходу: необхідно було врахувати не лише функціональні можливості нових систем, але і їхню сумісність із чинними процесами.

Ми розробили критерії, які вважали критично важливими. Серед них:

• підтримка українського мовного інтерфейсу. Не всі в Україні володіють англійською на достатньому рівні. Локалізація полегшить роботу, адже користувачам не доведеться стикатися з мовним бар’єром.
• сервісна підтримка. Ми хотіли, щоб розробник був зацікавлений у співпраці з українським ринком, а у клієнтів була можливість оперативно отримати допомогу й відповіді.
• міжнародний стандарт моделювання процесів. Програмний продукт має відповідати міжнародним стандартам, тому наша організація та клієнти зможуть працювати на високому рівні.

Що ще?

Для нас було важливо, щоби програмне забезпечення не просто створювало візуальні моделі процесів, а й зберігало їхню інформацію в базі даних. Щоб з кожною моделлю бізнес-процесу зберігались інформаційні системи, працівники, підрозділи та звʼязки з іншими процесами, що залучені у процес. Такий підхід даватиме можливість вибірки даних для подальшого аналізу.

Ще одним важливим критерієм була можливість зв’язати моделі процесів з показниками їх ефективності. Ми шукали систему, яка не тільки описує та зберігає дані про процеси, але й дозволяє відстежувати ефективність за допомогою конкретних показників (PPI, Process Performance Indicators), виявляти тенденції та потенційні ризики.

Ми пішли ще далі й звернули увагу на місце зберігання даних. Здебільшого розробники програмного забезпечення сьогодні орієнтуються на модель Software as a Service (SaaS). Це означає, що вони пропонують підписку на програму, яка розміщена на їхніх серверах.

Цей тренд є помітним сьогодні, адже світ поступово переходить на хмарні обчислення, які є більш ефективними з погляду ресурсів. Однак в Україні, особливо для державних організацій, існують специфічні обмеження. Через нестабільність електропостачання, проблеми з інтернетом і побоювання щодо безпеки деякі організації вимагають, аби дані зберігалися на власних серверах. Отже, для нас було важливо знайти вендора, який пропонує обидва підходи.

Що ми робили далі?

Розібравшись з критеріями, ми почали досліджувати ринок. Виявилось, що нашим критеріям хоча б частково відповідали кілька компаній. Серед фіналістів були: Software AG (ARIS), QPR Process Designer, Adonis BOC Group, iGraphX, IBM Blueworks, MEGA International, BizzDesign, LucidChart.

Ми відправили запити про можливість співпраці й додатково звернули увагу на швидкість реагування вендора і, звісно, ціноутворення.

Після оцінки вендорів за всіма критеріями ми обрали партнера для співпраці.

Терміни

У цілому весь цей шлях ми пройшли приблизно за 2,5 місяці. Якщо ви вже користуєтеся схожим софтом, то окрім пошуку вендора маєте додатково закласти час на перенесення даних у нову систему. Важливо не лише зберегти наявні дані, але й доповнити їх у новому софті.

Процес перенесення даних точно буде складним, оскільки далеко не вся інформація може бути перенесена автоматично. Тривалість переходу сильно залежить від обсягу інформації та розміру вашого бізнесу. Використовувати нову систему без перенесення даних немає сенсу, тому знехтувати цим етапом не вийде.

Які наші враження від нового продукту?

Відмова від Business Studio для нас була в першу чергу питанням етики. Але через відсутність сервісної допомоги та вчасних оновлень російське програмне забезпечення становило також безпекові ризики. Адже ще в лютому 2022 року Business Studio припинила надавати підтримку українським користувачам. 

Після тривалого процесу вибору, перенесення процесів і налаштування нового продукту ми отримали чудовий результат та побачили, що додаткові інвестиції принесли й додаткові можливості. Нове програмне забезпечення має більш сучасний інтерфейс, більше функціональних можливостей, і ми відчуваємо готовність вендора реагувати на наші побажання та зауваження щодо розвитку продукту. 

Вибір програмного забезпечення — це важливий і складний процес, але його необхідно пройти. Це не лише виклик на вимоги сучасності, але й важлива інвестиція в довгострокову стабільність і захист вашого бізнесу.