Замена российского программного обеспечения: как мы искали решение?

Алексей Громыко

Во всем мире выбор правильного программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов может стать одним из решающих факторов успеха вашей компании. В Украине к этому добавляются также факторы безопасности и этики.

В феврале 2022 года перед многими компаниями страны встал вопрос замены российского софта от Business Studio на более современные продукты. Мы также использовали этот софт для учебных целей. Я расскажу, как мы прошли путь поиска альтернативы.

***

Идея моделирования бизнес-процессов существует достаточно давно, и с развитием диджитализации эта сфера получила значительный толчок. Одним из первопроходцев отрасли является немецкий консультант Август-Вильгельм Шеер, который разработал нотацию EPC (Event Driven Process Chain) и программное обеспечение ARIS. После сотрудничества с компанией SAP ARIS вышел на мировой уровень и быстро стал стандартом отрасли.

Конечно, компании из других стран не стояли на месте, со временем у ARIS начали появляться конкуренты и последователи. Среди них — российская Business Studio. Россияне предлагали низкую стоимость и похожие функции, поэтому нашли много сторонников в Украине.

По состоянию на февраль 2022 года софт Business Studio, который уже нельзя было использовать по соображениям безопасности и этики, занимал немалую долю рынка. Поэтому вопрос выбора нового софта для нас и наших клиентов стал критически важным. Мы восприняли эту ситуацию как возможность: решили тщательно изучить рынок и предложить Украине оптимальное решение для отказа от российского софта.

Критерии отбора

Процесс подбора альтернативных продуктов оказался сложным и требовал тщательного подхода: необходимо было учесть не только функциональные возможности новых систем, но и их совместимость с существующими процессами.

Мы разработали критерии, которые считали критически важными. Среди них:

• поддержка украинского языкового интерфейса. Не все в Украине владеют английским на достаточном уровне. Локализация облегчит работу, ведь пользователям не придется сталкиваться с языковым барьером.
• сервисная поддержка. Мы хотели, чтобы разработчик был заинтересован в сотрудничестве с украинским рынком, а у клиентов была возможность оперативно получить помощь и ответы.
• международный стандарт моделирования процессов. Программный продукт должен соответствовать международным стандартам, а значит наша организация и клиенты смогут работать на высоком уровне.

Что еще?

Для нас было важно, чтобы программное обеспечение не просто создавало визуальные модели процессов, а сохраняло их информацию в базе данных. Чтобы с каждой моделью бизнес-процесса сохранялись информационные системы, сотрудники, подразделения и связи с другими процессами, которые вовлечены в общий процесс. Такой подход будет давать возможность выборки данных для дальнейшего анализа.

Еще одним важным критерием была возможность связать модели процессов с показателями их эффективности. Мы искали систему, которая не только описывает и хранит данные о процессах, но и позволяет отслеживать эффективность с помощью конкретных показателей (PPI, Process Performance Indicators), выявлять тенденции и потенциальные риски.

Мы пошли еще дальше и обратили внимание на место хранения данных. Большинство разработчиков программного обеспечения сегодня ориентируются на модель Software as a Service (SaaS). Это означает, что они предлагают подписку на программу, которая размещена на их серверах.

Этот тренд заметен сегодня, ведь мир постепенно переходит на облачные вычисления, которые являются более эффективными с точки зрения ресурсов. Однако в Украине, особенно для государственных организаций, существуют специфические ограничения. Из-за нестабильности электроснабжения, проблем с интернетом и опасений касательно безопасности некоторые организации требуют, чтобы данные хранились на собственных серверах. Поэтому для нас было важно найти вендора, который предлагает оба подхода.

Что мы делали дальше?

Разобравшись с критериями, мы начали исследовать рынок. Оказалось, что нашим критериям хотя бы частично соответствовали несколько компаний. Среди финалистов были: Software AG (ARIS), QPR Process Designer, Adonis BOC Group, iGraphX, IBM Blueworks, MEGA International, BizzDesign, LucidChart.

Мы отправили запросы о возможности сотрудничества и дополнительно обратили внимание на скорость реагирования вендора и, конечно, ценообразование.

После оценки вендоров по всем критериям мы выбрали партнера для сотрудничества.

Сроки

В целом весь этот путь мы прошли примерно за 2,5 месяца. Если вы уже пользуетесь похожим софтом, то кроме поиска вендора, должны дополнительно заложить время на перенос данных в новую систему. Важно не только сохранить имеющиеся данные, но и дополнить их в новом софте.

Процесс переноса данных точно будет сложным, поскольку далеко не вся информация может быть перенесена автоматически. Продолжительность перехода сильно зависит от объема информации и размера вашего бизнеса. Использовать новую систему без переноса данных нет смысла, поэтому пренебречь этим этапом не получится.

Какие наши впечатления от нового продукта?

Отказ от Business Studio был для нас в первую очередь вопросом этики. Но кроме этого, из-за отсутствия сервисной помощи и своевременных обновлений, российское программное обеспечение представляло также и риски. Ведь еще в феврале 2022 года Business Studio прекратила оказывать поддержку украинским пользователям.

После длительного процесса выбора, переноса процессов и настройки нового продукта мы очень довольны результатом и видим, что дополнительные инвестиции принесли и дополнительные возможности. Новое программное обеспечение имеет более современный интерфейс, больше функциональных возможностей, и мы чувствуем готовность вендора реагировать на наши пожелания и замечания по развитию продукта.

Выбор программного обеспечения — это важный и сложный процесс, но его необходимо пройти. Это не только вызов на требования современности, но и важная инвестиция в долгосрочную стабильность и защиту вашего бизнеса.