Впровадження системи класу BPMS для фармацевтичної корпорації

У фармацевтичній галузі налагодженими бізнес-процесами не так легко здивувати: цей напрямок традиційно в пріоритеті у керівників і менеджменту.

Наш клієнт – національний фармвиробник (NDA), який за обсягом продукції входить в ТОП-10 компаній України. До початку проєкту у нього вже були описані і регламентовані всі ключові процеси, а необхідні шаблони документів формалізовані.

Але компанія вирішила піти далі і впровадити систему класу BPMS (Business Process Management System). Її завдання – оптимізувати і автоматизувати бізнес-процеси, щоб контролювати кожен крок в режимі реального часу.

Впровадження системи BPMS – складний проєкт, що вимагає як технічної, так і методологічної експертизи. Купувати такий інструмент, не налагодивши методологію його використання – ризикова інвестиція, яка може не принести результату. Компанія звернулася до «Бюро проектного менеджменту» за експертизою.

«Навіть просунуті компанії з фармгалузі потребують допомоги, коли справа стосується впровадження системи BPMS. У цьому процесі безліч деталей: потрібно вибрати конкретні інструменти, визначитися з вендором. Зворотній зв’язок від експертів допомагає прийти до мети набагато швидше і без помилок. Крім того, фахівець допомагає “розширити рамки” і звернути увагу на корисні опції BPMS, які до цього взагалі не розглядалися».

Олексій Громико, керуючий партнер
«Бюро проектного менеджменту» в Україні.

Що ми зробили:

  • Оптимізували і підготували моделі бізнес-процесів до автоматизації.

Автоматизація процесу за допомогою BPMS – це побудова цифрового конвеєру. Кожну операцію потрібно детально продумати і зістикувати з подальшою. Ми змінили дизайн процесу так, щоб він дозволяв збільшити швидкість і пропускну здатність, зберігаючи зручність для виконавців.

  • Сформували скоринг-файл для вибору вендора.

Розробники систем класу BPMS в маркетингових матеріалах зазвичай обіцяють одне й те саме:
· мінімум програмування (low code / no code),
· модель процесу і є додаток (what you see is what you run),
· легка інтеграція з іншими корпоративними інформаційними системами,
· доступність навчальних і технічних матеріалів.

При цьому самі системи часто значно відрізняються одна від одної. Тому вибір системи повинен враховувати специфіку компанії: її бізнес-процеси, вимоги до IТ-архітектури, потреби в інтеграції з внутрішніми і зовнішніми IТ-системами.

Ми сформували перелік вимог до майбутньої BPMS. На їх підставі склали шорт-лист претендентів і підготували скоринг-файл для вибору переможця.

  • Проаналізували методологію управління і план впровадження системи BPMS.

BPMS – це тільки інструмент в системі управління бізнес-процесами. Тому окрему увагу варто приділяти тому, як цей інструмент буде вбудований в повсякденне життя компанії: хто, що і в який момент повинен робити, за які дії і результати несе відповідальність.

Результати:

Компанія готова до впровадження BPMS з технічної та методологічної точки зору.

  • Бізнес-процеси компанії тепер готові до занурення в BPMS.
  • Ми склали шорт-лист розробників BPMS систем. Підготували скоринг-модель, за якою легко визначити переможця серед вендорів.
  • Оновили методологію управління бізнес-процесами для впровадження системи BPMS.