Підготовка до автоматизації «Нового стандарту»

Будь-який проєкт “Нового стандарту” складається з маси нюансів. Потрібно зустрічати гостей, дбати про логістику, бронювати номери в готелях, збирати необхідну для івенту техніку. Помножте все це на сотні учасників і той факт, що деякі події тривають не один день. А частина і зовсім проходить поза межами України.

Щоб прискорити і спростити роботу, “Новий стандарт” вирішив автоматизувати основні процеси. Але перехід на нову систему проходив важко: обране ПЗ не інтегрувалося з процесами, які існували в компанії. Потрібно було або переглядати процеси (з ризиком втратити конкурентність бізнесу), або допрацьовувати софт (втрачаючи час і кошти).

Консультанти pmb запропонували не поспішати з рішенням: проаналізувати процеси і тільки після цього повернутися до розмови про автоматизацію.

Що ми зробили:

• Проаналізували процеси. Виділили ті, що становлять найбільшу цінність і потребують особливої уваги при автоматизації.
• Сформулювали вимоги до автоматизації. І чітко окреслили червоні лінії: де можна підлаштуватися під можливості ПЗ, а де процеси вимагають доопрацювання самої системи.
• Допомогли у виборі оптимальних IT-систем. Аналіз показав, що всі процеси неможливо покрити однією IT-системою. В результаті впровадили дві системи: одна для фінансового обліку, а інша – для автоматизації ведення проєктів компанії.

«Компанії “Новий стандарт” довелося суттєво переглянути підхід до автоматизації: ми проаналізували і описали процеси, після чого запропонували усвідомлено підійти до їх автоматизації. Так компанії не довелося йти на компроміси і змінювати свій підхід до роботи в догоду можливостям ІТ-системи», — пояснює Олексій Громико, керуючий партнер “Бюро проектного менеджменту”.

Результати після автоматизації:

• Порядок у фінансовому обліку. Компанія стала краще контролювати фінансові потоки.
• Підвищилася пропускна здатність. Співробітники можуть одночасно працювати з більшою кількістю проєктів.
• Оптимізація роботи з проєктами. IT-система підказує послідовність кроків в проєкті, зберігає необхідну інформацію і документи.
• Зниження ризиків. Співробітники роблять менше помилок і витрачають менше сил на їх усунення.