Оптимізація процесів для «Юрія-Фарм»

У 2017 році міжнародна корпорація «Юрія-Фарм» (https://www.uf.ua/) поставила перед собою амбітне завдання - до 2030 року увійти в сотню найбільших фармацевтичних корпорацій світу. Заснована в 1998 році, на той момент вона входила в ТОП-5 фармацевтичних компаній України і займала друге місце за обсягами госпітальних закупівель.

Перший крок до мети – підвищення продуктивності, а значить – приведення до ладу процесів. З цим запитом корпорація й звернулася до «Бюро проектного менеджменту».

1 етап — Аудит

«Вирішення серйозної проблеми в «Бюро проектного менеджменту» завжди починають з аудиту. На цьому етапі ми вивчаємо поле проблем і надаємо рекомендації щодо усунення помилок», – пояснює Олексій Громико, керуючий партнер «Бюро проектного менеджменту» в Україні.

Щоб результати стали помітними якомога швидше, ми запропонували «Юрія-Фарм» сконцентруватися на ключових процесах: тих, що забезпечують більшу виручку і де зосереджена основна взаємодія з клієнтами.

Аудит показав, у випадку, коли процес торкався кількох підрозділів, його подбрібнювали: не було однієї відповідальної особи, яка б координувала завдання від початку і до кінця. Ніхто не відповідав за кінцевий результат, тому було важко побачити процес загалом і глобально його поліпшити. «Юрія-Фарм» були потрібні наскрізні процеси, які об’єднують кілька відділів для створення цінності для клієнта.

Можливість довгострокового планування – ключовий момент для фармацевтичної сфери. Корпорація «Юрія-Фарм» поставляє продукцію до медичних установ по всьому світу і бере участь в міжнародних тендерах, а на розробку деяких продуктів може піти від 3 до 5 років. Можливість отримувати передбачуваний результат у визначені терміни – одна з переваг впровадження наскрізних процесів.

2 етап — Структуризація 

Другий етап роботи був присвячений кристалізації ключових процесів компанії «Юрія-Фарм». «Ми запропонували своє бачення кордонів процесів і допомогли компанії визначити керівників кожного з них», – розповів Олексій Громико.

Ми описали, з яких кроків складаються процеси і їх ключові деталі. Крім того, визначили показники, за якими можна буде оцінити ефективність кожного з етапів.

3 етап — Створення процесного офісу

Для нас важливо, щоб наші замовники не залежали від нас. Тому ми завжди підтримуємо клієнтів в їх прагненні створити центр процессной експертизи всередині компанії.

У 2018 році такий центр з’явився і в «Юрія-Фарм». Тут його називають – Center of excellence, що відображає суть змін, які народжуються всередині відділу.

Center of excellence підпорядковується безпосередньо генеральному директору. Ми допомогли сформувати команду відділу і провели її навчання.

Результат: 

  • Переформатування продуктової стратегії. Пріоритет отримали продукти з найбільшим потенціалом.
  • Персоніфікація відповідальності. У кожного процесу з’явився власник: наприклад, проджект-менеджери відповідають за терміни просування продукту, а продакт-оунери – за його фінансову успішність.
  • Ланцюг поставок став надійнішим. Кількість замовлень, виконаних вчасно, збільшилася на 10%.
  • Фінансових втрат стало менше. Виявляти і усувати причину помилок стало легше, до того ж це знизило витрати на 8%.
  • Гармонізація попиту і пропускної здатності компанії. Показник out of stock знизився вдвічі.
  • Підвищення ефективності та рівня сервісу дистриб’юторської моделі.
    Зменшився термін поставок і скоротився список продуктів out of stock. В результаті «Юрія-Фарм» стала більш передбачуваним постачальником в очах клієнтів.