Рівні ієрархії бізнес-процесів

Обмін зворотним зв'язком за підсумками тренінгу з учасниками часто таїть в собі цікаві відкриття. Нещодавно в завершенні тренінгу «Основи управління бізнес-процесами» один з його учасників висловив побажання: більш глибоко занурюватися в конкретні галузі знань управління бізнес-процесами. Наприклад, провести детальний аналіз конкретного бізнес-процесу і сформувати рекомендації щодо його оптимізації. Суть дискусії, яка за тим розгорнулся, як на мене заслуговує окремої замітки.

В одній з попередніх заміток ми говорили про широке і вузьке визначення терміна управління бізнес-процесами (BPM). Якщо користуватися широким значенні терміну «процес», то послідовність взаємопов’язаних дій, що перетворює входи на виходи буде процесом (визначення процесу ISO). Фактично, будь-яка діяльність підпадає під таке визначення, що створює певну плутанину при спілкуванні: формально ми можемо вважати процесом і «прогулянку в магазин за хлібом», і «будівництво 30-ти поверхового бізнес-центру». Очевидно, інструменти для управління такого роду процесами будуть сильно відрізнятися (в першому випадку по суті нічим управляти і не потрібно, а в другому – нам швидше будуть потрібні інструменти проєктного, а не процесного менеджменту).

Тому, аби більш чітко визначити об’єкт управління, в ABPMP вводять додаткові критерії того, що слід вважати бізнес-процесом:

  • Процес повинен створювати цінність для споживача (зовнішнього або внутрішнього)
  • Процес повинен бути крос-функціональним (в послідовність дій залучені співробітники різних відділів)
  • У процесу повинні бути чітко виражені початок і кінець (повторюваність)

Ми визначили, що таке бізнес-процес, тепер саме час розібратися з таким поняттям як рівні ієрархії (вкладеності) бізнес-процесу.

«Завести картку клієнта в ERP-системі» – це атомарне завдання, яке є кроком у процесі «Укладення договору з новим клієнтом».

«Укласти договір з новим клієнтом» – це, в свою чергу, підпроцес для кроссфункціонального процесу «від замовлення до оплати». Безпосередньо сам кроссфункціоний процес «від замовлення до оплати» входить в групу процесів «Збут і маркетинг». При тому, що все вищеперераховане є процесом в широкому значенні, тільки підпроцесс «укласти договір з новим клієнтом» і кроссфункціональний процес «від замовлення до оплати» підпадає під терміу «бізнес-процес», за визначенням ABPMP.

Очевидно, кроссфункціональний процес «від замовлення до оплати» є більш масштабним, складним, вимагає більше навичок, відповідальності і повноважень від його власника у порівнянні з підпроцесом «укласти новий договір». В цьому плані ієрархія бізнес-процесу в чомусь нагадує функціональну ієрархію: по ходу руху вгору зростає рівень відповідальності і повноважень.

Повернемося до питання, з якого ми почали цю замітку. На базовому тренінгу «Основи управління бізнес-процесами» ми розглядаємо кроссфункціональний процес «управління бізнес-процесами», який належить до групи процесів управління. Він, в свою чергу, складається з різних підпроцесів, в тому числі з підпроцесса «аналіз і оптимізація бізнес-процесу». Тому ми навчаємо учасників наших тренінгів управляти бізнес-процесами згідно з рівнями ієрархії: спочатку на базовому тренінгу ми розбираємо процес верхнього рівня, після чого на спеціалізованих тренінгах ми заглиблюємося в підпроцеси: «дизайн і моделювання бізнес-процесів» і «аналіз і оптимізація бізнес-процесів».

Чи потрібно поглиблено вивчати всі галузі знань на базовому тренінгу? На мій погляд, у нього зовсім інша мета: розглянути процес верхнього рівня від початку до кінця, зберігаючи максимальний масштаб, щоб побачити всілякі нюанси і взаємозв’язку. Хочете дізнатися більше про якусь конкретну області знань? Приходьте на наш спеціалізований тренінг.