Як обрати BPM систему: 7 кроків

BPMS - абревіатура, яку останнім часом шукають в Google все частіше. Розбираємося, що це таке, і як обрати оптимальну систему для процесів конкретної компанії.

Перш за все давайте розберемося, що таке система класу BPMS (у неї багато назв: BPM-система, iBPMS-система, digital business platform, low-code platform). Дослівна розшифровка – Business Process Management System. Тобто ПЗ, що дозволяє керувати будь-якими бізнес-процесами.

Ми трактуємо BPMS як клас програм, які роблять як мінімум три речі:

  • Будують моделі процесів і візуалізують їх в стандартній (BPMN) або самостійно розробленій нотації.
  • Дозволяють призначати завдання виконавцям (користувачам або IT-системам).
  • Збирають і зберігають аналітику по поточним і  процессам, що вже завершилися.

Ми виділили 7 основних кроків по вибору BPMS системи, яка найкращим чином відповідає вашим потребам. Чим якісніше ви зробите всю попередню роботу, тим точніше буде вибір і успішніше проект впровадження.

1. Визначте ключові бізнес-процеси

На першому кроці виділіть 3-5 ключових бізнес-процесів компанії і побудуйте їх моделі, визначивши всі важливі характеристики: кордони, об’єкт управління, активності і сценарії розвитку подій в процесі.

Потім проаналізуйте, які ІТ-системи використовуються в ході виконання бізнес-процесів.

Починати переговори з постачальниками BPM-систем крвще лише після того, як у вас з’явиться документ з повним описом як мінімум одного бізнес-процесу.

Використовуйте цей процес в якості пілотного проекту. Ви відразу побачите, наскільки гнучко провайдер враховує особливості вашої організації або ж пропонує вам типове рішення.

Що ми розуміємо під повним описом бізнес-процесу? Документація повинна включати:

  • візуальну модель процесу;
  • опис активностей, розгалужень і подій;
  • детальні вимоги щодо інтеграції з іншими ІТ-системами;
  • вимоги до інтерфейсів користувача.

Чи будуть користувачі виконувати завдання в рамках процесу через поштовий додаток, мобільний додаток, систему управління контентом або через програму для поставлення завдань?

Прийміть рішення, чи будете ви зберігати документи в SharePoint, хмарному сервісі, на Google-диску? Чи потрібні вам при роботі з BPMS можливості розширеного пошуку або розпізнавання документів?

Може здатися, що найпростіше взяти специфікацію будь-якого BPMS провайдера і порівняти з нею інші рішення. У цій ситуації губляться специфічні нюанси роботи конкретно вашої організації. Є ризик в гонитві за модними трендами і непотрібними функціями витратити на рішення багато ресурсів і не отримати необхідний результат.

Формалізовані бізнес-процеси дозволяють управляти процесом вибору вендора, розуміти свої потреби та, звертати увагу на дійсно значущі параметри.

2. Проконсультуйтеся з тими, хто буде користуватися системою

Ваше бачення системи – це важливо, але працювати з нею будуть багато інших співробітників і відділів.

Замість того, щоб робити припущення, поспілкуйтеся з топ-менеджерами, керівниками підрозділів і IT-фахівцями – з тими, хто буде працювати з BPMS. У них точно є запити, про які ви не думали.

Це скорегує бачення ваших потреб, як поточних, так і майбутніх, а також дозволить поставити провайдерам BPMS всі нагальні питання. Пам’ятайте про зацікавлені сторони з першого дня і періодично консультуйтеся з ними. Їх залученість допоможе на етапі впровадження і знизить можливий опір і саботаж на місцях.

3. Створіть список вимог

Приступайте до переліку технічних вимог тільки після того, як завершили перші два кроки. Деякі компанії ігнорують ці етапи. Або, ще гірше, беруть список технічних параметрів самого наполегливого постачальника і використовують його як власний. Критерії повинні ґрунтуватися на потребах ваших процесів, а не на списку можливих функцій ПО.

Поставте собі наступні питання:

  • Як потенційні рішення будуть інтегруватися з існуючою інфраструктурою і технологіями?
  • Ми шукаємо хмарну або локальну систему?
  • Хто буде підтримувати систему після впровадження?
  • Наскільки легко знайти на ринку праці такого фахівця?

У кожного підходу є переваги і недоліки. Наприклад, деякі політики IT-безпеки не дозволяють використовувати хмарні сервіси. Це все потрібно врахувати заздалегідь.

4. Складіть план проекту

Переконайтеся, що в плані проекту враховані наступні етапи:

  • Побудова моделі бізнес-процесів
  • Побудова моделі даних
  • Встановлення програмного забезпечення
  • Розробка клієнтських інтерфейсів
  • Інтеграція з іншими ІТ-системами
  • Тестування рішень
  • Навчання кінцевих користувачів

Збирайте оцінки за термінами від різних експертів. Просіть провайдерів BPMS оцінити терміни впровадження їх продукту. Деякі BPMS-провайдери обіцяють завершення впровадження за пару місяців і навіть швидше. Зберіть зворотний зв’язок від клієнтів кожного з них, щоб отримати уявлення про реальні терміни і співпрацю.

Ставтеся до вибору BPM системи як до бізнес-рішення. Оцініть потенційні вигоди для бізнесу, зафіксуйте конкретні цільові показники перед впровадженням програмного забезпечення. Для чого ви це робите? Дайте відповідь на питання:

  • Що є основним результатом цього процесу?
  • Чи відповідає процес своїм цільовим показниками ефективності (PPI)?
  • Які аспекти потребують поліпшення?
  • Які зміни будуть покращувати ці процеси?
  • Як ми можемо виміряти ефект від впровадження змін?

Якщо ви не відстежуєте потенційні вигоди, у вас менше шансів для їх досягнення. Регулярний аналіз процесних показників дозволяє бачити динаміку в часі і визначити вузькі місця, які потребують змін.

5. Запустіть пілотний проект

На базі сформульованих вимог оберіть кілька потенційних постачальників. Після першого знайомства і вивчення пропозицій кожного постачальника ви можете виключити когось із-за високої вартості, недостатності досвіду або негативного зворотного зв’язку.

Під час презентації продуктів поставте питання про специфічні вимоги для вашої організації. Вендори, орієнтовані на довгострокову співпрацю, чесно скажуть, чи відповідають їхні продукти вашим критеріям чи ні, і що потрібно доопрацювати.

Важливий момент: не варто очікувати, що якийсь один постачальник буде відповідати всім вашим вимогам.

Після презентацій рекомендуємо запустити пілотний проект (PoC, proof of concept) з одним або двома постачальниками, які відповідають вашому бюджету. Пілотний проект покаже, чи буде рішення працювати за заздалегідь встановленими вимогами. Після завершення пілотного проекту проведіть презентацію всередині організації.

6. Обирайте не бренд, а рішення

Багато організацій роблять вибір системи на підставі бренду. Або вибирають те, що використовують конкуренти. Це необачне рішення. Ніякий бренд не гарантує відповідності вашим потребам.

Обирайте систему, яка відповідає більшості (якщо не всім) вашим вимогам не лише зараз, але й в майбутньому. Звертайте увагу на клієнтську підтримку, на відповідність трендам в області цифрової трансформації.

7. Зберіть рекомендації

Шукайте кейси впровадження та історії успіху. Вивчайте огляди програмного забезпечення, відгуки компаній про впровадження. Не варто вірити всьому, що ви прочитаєте, та поспілкуватися безпосередньо з 2-3 клієнтами обраного провайдера буде не зайвим.  Особливо корисний досвід з подібної сфери бізнесу. Розпитайте їх про нюанси впровадження, про клієнтську підтримку, зручності інтерфейсу продукту і складнощі з адаптацією для кінцевих користувачів.

 

BPM рішення відрізняються ціноутворенням, підходом і гучністю брендів, але в більшості підтримують схожі базові функції. Ключ до успіху полягає в пошуку рішеннь, які зможуть взаємодіяти з вашими існуючими системами, є зручними для співробітників і будуть відповідати специфічним вимогам.